Tiền đi đâu hết? Báo cáo chi phí mà giám đốc thật sự đọc

Cuối mỗi tháng, giám đốc nhận được báo cáo kết quả kinh doanh. Nó cho biết lãi hay lỗ. Nhưng nó hiếm khi trả lời được câu hỏi tiếp theo, vốn mới là câu quan trọng: tiền đi đâu, và khoản nào đang phình ra bất thường?

Để trả lời, người ta thường quay lại yêu cầu kế toán xuất một bảng tính, rồi tự lọc, tự cộng. Mỗi tháng làm lại một lần, mỗi lần vài giờ.

Vấn đề của cách làm gom từ chứng từ

Nhiều báo cáo quản trị được dựng bằng cách gom số từ các chứng từ: phiếu chi, hoá đơn mua vào, bảng lương. Cách này có một điểm yếu chí mạng: nó không bao giờ khớp với sổ sách kế toán.

Lý do đơn giản — có những chi phí không đi qua chứng từ chi tiền, như khấu hao, phân bổ chi phí trả trước, hay giá vốn hàng bán. Báo cáo gom từ chứng từ sẽ bỏ sót chúng, và giám đốc nhận được hai con số khác nhau cho cùng một tháng.

Chúng tôi chọn cách ngược lại: lấy số trực tiếp từ sổ cái. Đã ghi sổ thì có mặt trong báo cáo. Tổng của báo cáo quản trị luôn bằng tổng của sổ sách, không cần giải thích chênh lệch.

Ba chiều để nhìn cùng một khoản chi

Cùng một đồng chi phí trả lời được nhiều câu hỏi khác nhau, tuỳ cách nhóm:

Theo nhóm chức năng — giá vốn hàng bán, chi phí bán hàng, chi phí quản lý, chi phí khác. Đây là chiều nhìn quen thuộc nhất với ban giám đốc, và cho biết cơ cấu doanh nghiệp đang nghiêng về đâu.

Theo tài khoản hạch toán — chi tiết tới từng khoản mục: điện nước, xăng xe, lương, công tác phí. Đây là chiều để soi khoản nào tăng đột biến so với tháng trước.

Theo trung tâm chi phí — chi phí thuộc về bộ phận nào, chi nhánh nào, dự án nào. Đây là chiều khó nhất, vì nó đòi hỏi kế toán gắn thông tin phân bổ ngay khi hạch toán. Nhưng cũng là chiều có giá trị quản trị cao nhất, vì nó biến một con số tổng thành trách nhiệm cụ thể của một người.

Nếu doanh nghiệp chưa gắn phân bổ khi hạch toán, chiều thứ ba sẽ hiện toàn bộ vào mục "chưa phân bổ". Đó không phải lỗi hệ thống — đó là hệ thống đang nói cho bạn biết một thói quen kế toán cần thay đổi.

Con số quan trọng nhất: tỷ trọng trên doanh thu

Một triệu chi phí là nhiều hay ít? Không trả lời được nếu không biết doanh thu.

Báo cáo hiển thị mỗi khoản chi kèm tỷ lệ phần trăm trên doanh thu thuần trong cùng kỳ. Đây là con số cho phép so sánh giữa các tháng có quy mô khác nhau, và là con số ban giám đốc nhìn đầu tiên.

Cùng với đó là một tuỳ chọn nhỏ nhưng hay được dùng: tách riêng giá vốn hàng bán. Với doanh nghiệp phân phối, giá vốn chiếm phần lớn chi phí và biến động theo doanh số — để nó trong bảng thì các khoản khác trông như không đáng kể. Bỏ nó ra, bức tranh chi phí vận hành hiện rõ hẳn.

Khi bỏ giá vốn, bản in tự ghi thêm dòng ghi chú. Chi tiết nhỏ nhưng bắt buộc phải có: người cầm tờ báo cáo không nhìn thấy ô tích trên màn hình, và một con số tổng lệch hẳn mà không có lời giải thích sẽ gây hiểu nhầm nghiêm trọng.

Một bài học từ thực tế triển khai

Chúng tôi từng gặp tình huống báo cáo chi phí ra tổng bằng không, dù sổ sách đầy dữ liệu.

Nguyên nhân: cuối kỳ kế toán kết chuyển toàn bộ chi phí sang tài khoản xác định kết quả kinh doanh, sinh ra bút toán đối ứng đúng bằng số chi phí. Cộng cả hai lại thì triệt tiêu.

Từ đó báo cáo có ô "bỏ qua bút toán kết chuyển", bật sẵn mặc định. Đây là loại chi tiết chỉ lộ ra khi chạy trên dữ liệu thật của một kỳ đã khoá sổ — và là lý do chúng tôi luôn kiểm thử báo cáo trên dữ liệu thật, không phải dữ liệu mẫu.

---

Ban giám đốc của bạn đang đọc báo cáo chi phí kiểu gì? Nói chuyện với Fable-X.