Trình dược viên đi tuyến: từ cuốn sổ tay đến chiếc điện thoại

Buổi sáng của một trình dược viên bắt đầu trước 7 giờ. Danh sách hôm nay: mười hai nhà thuốc, trải khắp ba quận. Trong túi có hàng mẫu, trong đầu có chỉ tiêu tháng, và trong tay là chiếc điện thoại.

Hầu hết phần mềm ERP được thiết kế cho người ngồi trước màn hình lớn, có bàn phím, có chuột, có mạng ổn định. Trình dược viên không có thứ nào trong số đó. Đây là câu chuyện về việc thiết kế cho đúng hoàn cảnh thật.

Lập kế hoạch tuyến: chuyện tưởng nhỏ mà không nhỏ

Việc đầu tiên là lập kế hoạch đi tuyến. Trên máy tính, chọn hai mươi khách hàng là chuyện của một phút. Trên điện thoại, với ô nhập kiểu gõ-tìm-chọn mặc định, mỗi khách hàng là ba thao tác, và hai mươi khách hàng là sáu mươi lần chạm màn hình trên xe máy giữa trưa nắng.

Chúng tôi đã nghe đúng lời phàn nàn đó, và câu trả lời là một màn hình khác hẳn: chọn khách hàng theo quận/huyện. Chọn địa bàn, hệ thống hiện toàn bộ nhà thuốc thuộc địa bàn ấy dưới dạng danh sách có ô tích. Tích những nơi định ghé, bấm xác nhận một lần. Xong.

Cách nhập cũ vẫn giữ nguyên cho ai quen dùng trên máy tính. Chúng tôi không thay thế thói quen của người dùng — chúng tôi thêm đường đi cho người đang đứng ngoài đường.

Check-in tại điểm bán, có toạ độ

Khi tới nhà thuốc, trình dược viên check-in ngay trên ứng dụng, kèm toạ độ GPS. Đây không phải để giám sát theo kiểu soi mói — mà để trả lời một câu hỏi kinh doanh rất cụ thể: khu vực này thật sự được phủ tới mức nào?

Từ dữ liệu check-in và đơn hàng, hệ thống dựng lên bức tranh độ phủ bán hàng: bao nhiêu điểm bán trong địa bàn là mục tiêu, bao nhiêu điểm đã thật sự mua hàng trong kỳ, bao nhiêu điểm chưa được chạm tới, tỷ lệ phủ là bao nhiêu phần trăm, và bao nhiêu điểm còn thiếu toạ độ.

Trình dược viên xem được phần của mình. Quản lý xem được phần của cả đội, hoặc chọn từng người. Không ai phải chờ báo cáo tổng hợp cuối tháng để biết mình đang đứng ở đâu.

Lên đơn ngay tại quầy

Đây là điểm mà mọi thứ hội tụ. Khách đồng ý lấy hàng — trình dược viên lập đơn ngay tại chỗ, trên điện thoại.

Và đơn đó không phải một tin nhắn gửi về văn phòng để ai đó gõ lại. Nó là đơn hàng thật trong ERP, ngay lập tức:

• Giá và chính sách chiết khấu áp đúng theo nhóm khách hàng, khu vực, chương trình đang chạy.
• Hàng khuyến mãi được tính tự động, khách nhìn thấy con số cuối cùng trước khi gật đầu.
• Tồn kho được kiểm tra thật — không hứa món hàng mà kho không còn.
• Đơn chạy thẳng vào luồng duyệt, kế toán và kho nhìn thấy trong cùng phút đó.

Khoảng cách giữa "khách đồng ý" và "hệ thống ghi nhận" rút từ vài giờ — đôi khi vài ngày — xuống còn vài giây. Với ngành mà đối thủ cũng đang đứng ở quầy thuốc bên cạnh, vài giờ đó là khác biệt giữa đơn hàng có và không.

Chấm điểm hiệu suất bằng dữ liệu, không bằng cảm tính

Khi kế hoạch, check-in, độ phủ và đơn hàng cùng nằm trên một hệ thống, việc đánh giá nhân sự thị trường không còn dựa vào cảm nhận của quản lý. Hệ thống có sẵn thang chấm sao hiệu suất, có báo cáo công tác theo tháng, có bàn giao khách hàng khi nhân sự thay đổi.

Chi tiết cuối cùng này quan trọng hơn vẻ ngoài của nó: khi một trình dược viên nghỉ việc, toàn bộ lịch sử chăm sóc khách hàng của họ không đi theo họ ra khỏi công ty. Người mới nhận bàn giao và nhìn thấy nhà thuốc này lần cuối mua gì, khi nào, ai phụ trách. Đó là tài sản của doanh nghiệp, và nó nên nằm lại doanh nghiệp.

Vì sao ERP đa ngành khó làm phần này

Phần mềm bán hàng thị trường thì nhiều. ERP thì cũng nhiều. Nhưng hai thứ đó thường là hai hệ thống khác nhau, của hai nhà cung cấp khác nhau, nối với nhau bằng file Excel xuất ra nhập vào mỗi tuần.

Cái giá của khoảng cách đó là: giá bán trên ứng dụng thị trường không khớp bảng giá ERP; khuyến mãi tính hai lần; tồn kho hiển thị không phải tồn kho thật; và không ai đối chiếu nổi số cuối tháng.

Chúng tôi chọn cách khác: ứng dụng di động cho trình dược viên là một cửa vào cùng một hệ thống, không phải một phần mềm riêng. Cùng một bảng giá, cùng một engine khuyến mãi, cùng một kho, cùng một quy tắc duyệt.

---

Đội thị trường của bạn đang chốt đơn bằng gì — ứng dụng, hay tin nhắn Zalo? Xem thử ứng dụng di động của Fable-X hoặc đặt lịch demo.