Chuyên đề: kiểm soát lô, hạn dùng và chuẩn GDP tại VP-PHARM
Công ty Cổ phần Dược phẩm VP-PHARM
8 kho · 122 lô đang theo dõi · 4.058 phiếu kho đã hoàn tất
Phần khó nhất của một ERP dược không nằm ở bán hàng mà ở kho: hàng phải quản lý theo lô và hạn dùng, phải xuất đúng thứ tự, và mỗi chuyến giao thuốc điều trị phải có chứng từ đạt chuẩn GDP. Đây là cách VP-PHARM vận hành phần đó.
Bài toán
Kho của một nhà phân phối dược không giống kho ngành khác. Ba yêu cầu bắt buộc mà phần mềm kho thông thường không đáp ứng:
Truy vết tới từng lô. Khi có thông tin thu hồi một lô thuốc, doanh nghiệp phải trả lời được trong vòng vài phút: lô đó đã bán cho những ai, số lượng bao nhiêu, còn tồn bao nhiêu.
Xuất đúng thứ tự hạn dùng. Nguyên tắc thì ai cũng biết. Vấn đề là buổi chiều cuối ngày, khi nhân viên đang vội, nguyên tắc phụ thuộc vào trí nhớ.
Chứng từ GDP cho mỗi chuyến giao. Biên bản giao nhận vận chuyển ghi điều kiện bảo quản lúc khởi hành và lúc giao, kèm danh sách lô và hạn dùng — thứ đoàn kiểm tra luôn hỏi tới, và thứ hầu hết doanh nghiệp đang gõ tay trên bảng tính.
Thêm một khó khăn ít ai lường trước: hàng còn hạn không có nghĩa là bán được. Hàng hỏng bao bì, hàng khách trả về chờ đánh giá vẫn nằm trong kho và vẫn còn hạn dài — nếu hệ thống coi chúng là hàng khả dụng thì sẽ ép nhân viên xuất thứ không thể xuất, và tính năng kiểm soát sẽ bị vô hiệu hoá ngay tuần đầu.
Giải pháp Fable-X
Quản lý theo lô từ khâu nhập. Mỗi lần nhập hàng, số lô và hạn dùng được ghi nhận; từ đó mọi báo cáo, mọi chứng từ và mọi cảnh báo đều dựa trên thông tin này.
Nguyên tắc xuất hàng hết hạn trước được thực thi thật. Hệ thống chặn xác nhận chứng từ khi có lô cận hạn hơn còn hàng bán được, và nói rõ lô nào, còn bao nhiêu.
Con số "khả dụng" được tính đúng. Đây là phần Fable-X phải sửa hai lần mới đạt: loại trừ hàng ở mọi khu vực bị chặn xuất, và trừ đi phần đã giữ chỗ cho chứng từ khác. Thiếu một trong hai điều kiện là hệ thống chặn nhầm — và một hệ thống chặn nhầm chỉ tồn tại được vài ngày.
Chọn lô ngay trên chứng từ bán. Người lập hoá đơn thấy đề xuất lô theo đúng nguyên tắc, tách được một dòng hàng thành nhiều lô, và hệ thống tự tách phiếu xuất kho tương ứng.
Biên bản GDP tự sinh. Khi phiếu xuất kho có thuốc điều trị được hoàn tất, biên bản giao nhận được tạo tự động, đánh số riêng, gắn một-một với phiếu kho, lọc đúng các mặt hàng cần khai báo, lấy tên và địa chỉ bên nhận theo thông tin xuất hoá đơn, và chèn sẵn chữ ký của ba vai trò vào bản in.
Kiểm kê ra chứng từ thật. Chênh lệch kiểm kê sinh phiếu nhập kho và phiếu xuất kho có số hiệu, có đơn giá vốn, in được — thay vì một dòng ghi chú không bấm vào được.