Checklist đóng sổ cuối kỳ cho kế toán

Tài liệu dành cho kế toán tổng hợp và kế toán trưởng. Trình tự dưới đây được sắp theo thứ tự phụ thuộc — làm sai thứ tự sẽ phải quay lại làm lại.

Trước khi bắt đầu: nguyên tắc

Đóng sổ là việc kiểm tra, không phải việc nhập liệu. Nếu tới ngày đóng sổ mà còn phải nhập chứng từ của cả tháng thì vấn đề nằm ở quy trình hằng ngày, không nằm ở bước đóng sổ.

Bước 1 — Dọn chứng từ còn dang dở

Rà toàn bộ chứng từ chưa ghi sổ trong kỳ: đơn hàng chưa xuất hoá đơn, hoá đơn còn ở trạng thái nháp, phiếu kho chưa xác nhận, đề nghị thanh toán chưa duyệt.

Với mỗi chứng từ dang dở, chỉ có hai lựa chọn: hoàn tất nó, hoặc huỷ nó. Không để treo sang kỳ sau mà không quyết — đó là cách số dư đầu kỳ của tháng sau bắt đầu sai.

Bước 2 — Đối chiếu kho với kế toán

Giá trị hàng tồn kho trên báo cáo kho phải khớp với số dư tài khoản hàng tồn kho trên sổ cái.

Chênh lệch thường đến từ ba nguồn: phiếu kho đã xác nhận nhưng hoá đơn chưa ghi sổ (hoặc ngược lại); chênh lệch kiểm kê chưa được duyệt; và hàng đang đi đường chưa nhận.

Tìm ra nguồn chênh lệch trước khi đi tiếp. Bỏ qua ở bước này thì báo cáo tài chính sẽ sai, và sai theo cách rất khó truy về sau.

Bước 3 — Đối chiếu công nợ

Đối chiếu số dư phải thu và phải trả trên sổ chi tiết với sổ tổng hợp. Rà các khoản có số dư bất thường: khách hàng có số dư âm (thu thừa), nhà cung cấp có số dư âm (trả thừa) — thường là do ghi nhận thanh toán không đúng hoá đơn.

Đây cũng là thời điểm tốt để lập biên bản đối chiếu gửi khách hàng lớn, khi số liệu vừa được rà.

Bước 4 — Kiểm tra tiền

Số dư tiền mặt trên sổ phải khớp biên bản kiểm quỹ. Số dư từng tài khoản ngân hàng phải khớp sao kê.

Chênh lệch tiền gửi thường do các khoản chưa hạch toán: phí ngân hàng, lãi tiền gửi, khoản khách chuyển vào chưa xác định được của ai. Xử lý dứt điểm từng khoản.

Bước 5 — Các bút toán định kỳ

Chạy các bút toán cuối kỳ theo quy định kế toán của doanh nghiệp: khấu hao tài sản cố định, phân bổ chi phí trả trước, trích trước chi phí, đánh giá chênh lệch tỷ giá nếu có phát sinh ngoại tệ.

Đây là bước hay quên nhất, và cũng là bước làm sai lệch kết quả kinh doanh nhiều nhất khi quên.

Bước 6 — Kết chuyển xác định kết quả kinh doanh

Sau khi mọi doanh thu và chi phí đã đầy đủ, thực hiện kết chuyển. Nếu hệ thống báo không tìm thấy tài khoản doanh thu hoặc chi phí, nguyên nhân thường là hệ thống tài khoản chưa được phân nhóm đầy đủ — liên hệ quản trị viên để bổ sung, đây là cấu hình một lần.

Bước 7 — Kết xuất và lưu trữ báo cáo

Xuất bộ báo cáo tài chính của kỳ và lưu lại bản đã kết xuất. Đây là bằng chứng về số liệu tại thời điểm chốt — quan trọng khi sau này có điều chỉnh hồi tố.

Bước 8 — Khoá kỳ

Khoá kỳ kế toán để không ai ghi thêm chứng từ vào kỳ đã chốt. Bước này hay bị bỏ qua, và hậu quả là báo cáo đã gửi ban giám đốc tuần trước hôm nay ra số khác.

Nếu bắt buộc phải điều chỉnh sau khi khoá: mở kỳ, ghi bút toán điều chỉnh có thuyết minh, khoá lại, và xuất lại báo cáo. Đừng sửa trực tiếp chứng từ cũ.

Checklist rút gọn để in ra dán

Không còn chứng từ dang dở trong kỳ
Giá trị kho khớp sổ cái
Công nợ chi tiết khớp tổng hợp, không có số dư bất thường
Tiền mặt khớp kiểm quỹ, tiền gửi khớp sao kê
Đã chạy khấu hao, phân bổ, trích trước
Đã kết chuyển xác định kết quả kinh doanh
Đã xuất và lưu bộ báo cáo
Đã khoá kỳ